การศึกษาความเหมาะสมในการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานธุรกิจ

เมื่อนักวิเคราะห์ระบบได้ทำการวิเคราะห์ถึงความต้องการของผู้ใช้ระบบอย่างถ่องแท้แล้ว นอกจากนี้ยังจะต้องทำการจัดสรรให้ได้มาซึ่งอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพในการบริหารข้อมูล จึงจำเป็นจะต้องใช้วิธีการอย่างมีระบบในการชี้นำเพื่อตัดสินใจ

                ในปัจจุบัน ราคาเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์มีราคาถูกลงกว่าแต่ก่อนมาก และซอฟต์แวร์มากมายหลากหลาย ก็ถูกนำออกมาจำหน่ายและเผยแพร่ในท้องตลาดจำนวนมาก จึงทำให้ทุกๆองค์กรมีเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้งานกันอย่างแพร่หลาย การจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์จึงเป็นสิ่งที่ไม่ยากสำหรับยุคปัจจุบัน แต่การซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ก็ควรมีขั้นตอนในการจัดซื้อ เพื่อให้นำมาใช้งานได้ตามต้องการไม่เป็นการลงทุนที่สูญเปล่า

วิธีการและขั้นตอนในการพิจารณาจัดซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์อย่างคุ้มค่า

นักวิเคราะห์ระบบต้องทำการพิจารณา คือ

1. สำรวจอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ต่างๆ ที่มีอยู่

นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการสำรวจอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่มีอยู่แล้วในองค์กร และจำทำออกมาในรูปแบบของบัญชีทรัพย์สินที่แสดงรายระเอียดของเครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ แต่ถ้าได้มีการทำบัญชีทรัพย์สินเอาไว้แล้ว ให้นำบัญชีนั้นมาแล้วทำการสุ่มตัวอย่างขึ้นมาทำการตรวจสอบว่า อุปกรณ์และซอฟต์แวร์นั้นๆมีคุณภาพหรือมีอุปกรณ์อยู่ครบตามบัญชีทรัพย์สินจริงหรือไม่

2. การประมาณปริมาณงานของระบบที่ใช้อยู่

เป็นการประมาณปริมาณ งานของระบบ (Estimating Workloads) ที่เครื่องคอมพิวเตอร์จะต้องรองรับได้ ซึ่งจะต้องคำนึงถึงประสิทธิภาพของเครื่องที่สามารถจะรองรับงานที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน และงานที่อาจจะมีการขยายตัวเพิ่มมากขึ้นต่อไปอีกในอนาคตได้ ซึ่งจะทำให้ลดความยุ่งยากในการจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องใหม่และจะต้องทำการถ่ายข้อมูลจากระบบเก่าสู่ระบบใหม่ด้วย

3. พิจารณาและวิเคราะห์อุปกรณ์คอมพิวเตอร์

นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเป็นผู้ที่ทำการประเมินในขั้นต้นก่อนที่จะถึงการประเมินของผู้บริหาร  ฉะนั้น  นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับข้อดีแล้วข้อเสียของคอมพิวเตอร์โดยคร่าวๆ  เพื่อที่จะนำไปใช้เป็นความรู้ประกอบการพิจารณาด้วย  สิ่งที่ควรจะดูในทั่วไปแล้ว คือ ระยะเวลาที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูล  การรับข้อมูลเข้า  และการออกผลลัพธ์ ความจุในการเก็บข้อมูล  ความสามารถในการขยายหน่วยความจำ และอัตราความเร็วของหน่วยประมวลผลกลาง (CPU) เป็นต้น  

 

4. ระดับต่างๆ ของคอมพิวเตอร์และใช้งาน

ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีได้พัฒนาไปอย่างรวดเร็ว  เพราะความรวดเร็วของเทคโนโลยีนี้เองเป็นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการศึกษาถึงรุ่นและแบบต่างๆ  ของอุปกรณ์เครื่องคอมพิวเตอร์  ทุกครั้งที่จะต้องมีการพิจารณาจัดสรรอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ใหม่ๆ ต่อเครื่องคอมพิวเตอร์เองก็มีอยู่หลายระดับ  เช่น ไมโครคอมพิวเตอร์  มินิคอมพิวเตอร์  และเมนเฟรม  

5. พิจารณาและวิเคราะห์อุปกรณ์ซอฟต์แวร์

หลักเกณฑ์ที่ใช้ในการพิจารณาซอฟต์แวร์ต่างๆกัน แบ่งออกเป็น 6 ข้อ คือ

1.        จะต้องเป็นซอฟต์แวร์ที่ตรงต่อความต้องการ (Requirements)

2.        ประสิทธิภาพในการทำงานของซอฟต์แวร์ (Performance)

3.        ง่ายต่อการใช้งาน (Easy to use)

4.        มีความยืดหยุ่นพอควร (Flexibility)

5.        คุณภาพของเอกสารและคู่มือการใช้ (Quality of Documentation)

6.        การรับรองและส่งเสริมผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ของผู้ผลิตและผู้ขาย (Manufacturer Support)

6. ประมาณการต้นทุนและผลตอบแทน

สิ่งสุดท้ายที่จะทำการวิเคราะห์ คือ การคิดต้นทุนและผลตอบแทนที่จะได้รับจากระบบหากระบบต้องมีการใช้เงินในการลงทุนสูงมากเพื่อนำมาพัฒนา แต่ผลตอบแทนจากระบบกลับมีค่าที่ต่ำกว่า แสดงว่าหากมีการพัฒนาระบบขึ้นมาจริงๆ เงินที่ลงทุนไปกลับไม่คุ้มค่าต่อผลที่จะได้รับ จึงไม่คุ้มที่จะทำการลงทุนในงานนั้นๆ

ดังนั้น เมื่อได้พิจารณาตามขั้นตอนดังกล่าวเบื้องต้นให้ดีแล้ว นำผลที่ได้รับมาเปรียบเทียบหาความเหมาะสมที่สุด

รายละเอียดเพิ่มเติม   http://itd.htc.ac.th/st_it50/it5027/image/System/Bot.html

ณัฐฐิญา   ราญรอน