การดีไซน์แฟ้มหรือฐานข้อมูล

          แฟ้มหรือฐานข้อมูลจะเป็นสิ่งที่เก็บข้อมูลเอาไว้สำหรับระบบ เพื่อที่ระบบงานจะสามารถนำเอาข้อมูลไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้เมื่อต้องการ ดังนั้น ฐานข้อมูลจึงมีคุณสมบัติที่จะอำนวยให้ข้อมูลสามารถถูกเรียกใช้ร่วมกันได้จากระบบงานย่อยต่างๆ 

          แฟ้มหรือฐานข้อมูลสามารถบำรุงรักษาหรือเปลี่ยนแปลง แก้ไขได้จากระบบงาน โดยอาจจะเป็นแบบออนไลน์หรือแบบออฟไลน์ก็ได้ ซึ่งหากว่าแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลต้องมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขอยู่บ่อยครั้ง นักวิเคราะห์ระบบก็ควรจะใช้แบบออนไลน์ การจัดการแบบออฟไลน์จะเหมาะสมก็ต่อเมื่อแฟ้มหรือฐานข้อมูลนั้นนานๆครั้งจึงจะมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไข

           นอกเหนือจากการจัดดีไซน์ทางด้านการประมวลผลของระบบงานว่าควรจะเป็นแบบออนไลน์หรือออฟไลน์แล้ว นักวิเคราะห์ระบบยังต้องดีไซน์ลักษณะของแฟ้มหรือฐานข้อมูลว่าจะต้องเป็นแบบใด โดยพื้นฐานของแฟ้มข้อมูลจะมีอยู่ด้วยกัน 3 แบบคือ

  

1. แฟ้มข้อมูลแบบอนุกรม (Sequential)
               

           เป็นแฟ้มที่เก็บข้อมูลเรียงตามลำดับไปเรื่อยๆ การดึงข้อมูลของระบบงานจะทำได้โดยการอ่านข้อมูล ที่เก็บไว้ตั้งแต่ต้นแฟ้มไปเรื่อยๆ จนกว่าจะพบลักษณะของแฟ้มข้อมูลแบบอนุกรม จึงมักจะเหมาะกับวัตถุประสงค์บางอย่าง เช่น เหมาะต่อการใช้เก็บข้อมูลจำนวนมากๆ เพื่อสำรองเอาไว้ (BackUp) เหมาะสำหรับใช้เก็บข้อมูลที่ได้เรียงลำดับไว้ดีแล้ว เพื่อออกรายงาน และแฟ้มข้อมูลแบบอนุกรมโดยส่วนใหญ่จะมีความเชื่อถือได้ (Reliability) สูงกว่าแฟ้มข้อมูลชนิดอื่น

            แฟ้มข้อมูลแบบอนุกรมจะมีข้อเสียบางประการเช่นกัน กล่าวคือ ระบบงานอาจจะต้องทำการเรียงลำดับข้อมูล (Pre-Sorting) ไว้ก่อนทุกครั้งก่อนที่จะนำเอาข้อมูลมาใช้ได้ หากระบบงานต้องการเรียกข้อมูลจุดใดจุดหนึ่งขึ้นมาใช้ ระบบงานจำเป็นจะต้องอ่านข้อมูลตั้งแต่ต้นไปเรื่อยๆ จนกว่าจะพบ ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก

2. แฟ้มข้อมูลแบบแรนดอม (Random/Direct)

            หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่าแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม เป็นแฟ้มข้อมูลที่นิยมใช้เก็บข้อมูลในลักษณะ ที่ค่อนข้างยืดหยุ่น ข้อมูลที่เก็บไม่จำเป็นจะต้องเรียงลำดับมาก่อน และการดึงข้อมูลที่จุดใดจุดหนึ่งก็สามารถกระทำได้ทันที โดยไม่ต้องอ่านตามลำดับตั้งต้นเหมือนแบบอนุกรม อย่างไรก็ดีการที่ระบบสามารถที่จะหาข้อมูลได้โดยตรงนั้น แฟ้มข้อมูลจะต้องมีการเก็บค่าดัชนี (Index) ไว้เสมอ เพื่อจะใช้เป็นตัวชี้ไปยังตำแหน่งข้อมูลได้ถูกต้อง การที่ต้องเก็บค่าดัชนีและวิธีการที่จะทำให้ระบบสามารถจะเข้าถึงงานข้อมูล ได้ทันทีนั้นทำให้ค่าใช้จ่ายของแฟ้มข้อมูลประเภทนี้จะสูงกว่าแฟ้มข้อมูลประเภทอนุกรม      

            นอกจากนี้ การดีไซน์ระบบงานที่ใช้แฟ้มข้อมูลแบบแรนดอม จะค่อนข้างยุ่งยากและซับซ้อนกว่าแฟ้มข้อมูลแบบอนุกรม

3. แฟ้มข้อมูลไอแซม (ISAM)

            หรือ Index Sequential Access Mode เป็นการรวมเอาลักษณะของแฟ้มข้อมูลแบบอนุกรมและแรนดอมเข้าไว้ด้วยกัน ซึ่งหมายความว่าระบบงานสามารถที่จะดึงข้อมูลจากแฟ้มไอแซมแบบอนุกรมก็ได้ หรือจะเรียกผ่านดัชนีแบบแรนดอมได้

            ระบบงานคอมพิวเตอร์ทุกระบบงานในปัจจุบันต้องการกระบวนการที่จะเข้าถึง (Access) ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ดังนั้น นักวิเคราะห์ระบบจึงจะต้องพยายามดีไซน์ฐานข้อมูล (Databases) ให้เกิดความสะดวกและลดความซ้ำซ้อนกันของข้อมูลให้ได้มากที่สุด เพื่อลดความยุ่งยากในการบำรุงรักษาฐานข้อมูล การใช้ฐานข้อมูลได้ ระบบคอมพิวเตอร์จำเป็นที่จะต้องได้รับการดีไซน์ให้เหมาะสมกับทั้งซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ด้วย เช่น หน่วยความจำ (Memory) ก็ต้องมีให้เพียงพอ ทางด้านซอฟต์แวร์ก็จะต้องมีระบบบริหารฐานข้อมูล (DBMS หรือ Data Base Management System) มาเป็นตัวกลาง เพื่อที่จะเชื่อมโยงระหว่างระบบงานคอมพิวเตอร์กับฐานข้อมูล

ศึกษาเพิ่มเติมได้ที่ >> http://www.bcoms.net/system_analysis/lesson76.asp 

..ศิริพร ประวิสารัตน์..