ทักษะสำคัญของนักวิเคราะห์ระบบ

ทักษะสำคัญของนักวิเคราะห์ระบบ

ทักษะทางด้านการวิเคราะห์
          การที่นักวิเคราะห์ระบบจะมีทักษะการวิเคราะห์ที่ดีและครบถ้วนนั้นก็จะต้องประกอบไปด้วยองค์ประกอบด้านต่าง ๆ ที่มีความสำคัญอย่างมากดังต่อไปนี้
          1. การคิดอย่างเป็นระบบ : ซึ่งในส่วนของการคิดอย่างเป็นระบบให้ได้นั้นก่อนอื่นจะต้องมีความเข้าใจก่อนว่า “ระบบ (System)“ คืออะไร โดยถ้าพิจารณาในมุมมองของธุรกิจแล้วนั้นระบบก็คือองค์ประกอบต่าง ๆ ของกระบวนการทำธุรกิจ ที่ทำธุรกิจนั้นสามารถดำเนินการได้ตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
ลักษณะสำคัญของระบบ
          1. ระบบจะมีองค์ประกอบอยู่ 9 ส่วนที่สำคัญ
          2. ระบบจะเกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมที่อยู่
          3. จะมีขอบเขต (boundary) เป็นตัวแบ่งกั้นระหว่างระบบกับสภาพแวดล้อมนั้น ๆ
องค์ประกอบของระบบ มีดังนี้
1. ส่วนประกอบ (component): ส่วนต่าง ๆ ที่เป็นส่วนย่อย ๆ ที่อยู่ในระบบหรือระบบย่อย
2. ความสัมพันธ์ระหว่างส่วนประกอบ (Interrelated Component): ความสัมพันธ์ที่เกิดขึ้นระหว่างส่วนประกอบ
3. ขอบเขต (Boundary) : เป็นสิ่งที่แบ่งเขตระหว่างระบบกับสภาพแวดล้อมภายนอก
4. วัตถุประสงค์ (purpose): สิ่งที่บอกว่าระบบดังกล่าวนี้มีความมุ่งหมายหรือวัตถุประสงค์อย่างไรบ้าง
5. สภาพแวดล้อม (Environment): สิ่งที่อยู่ภายนอกล้อมรอบตัวระบบที่กำลังศึกษา
6. ส่วนเชื่อมต่อ (Interface): เป็นจุดที่ระบบมีการแสดงในส่วนของข้อมูลรับเข้าจากผู้ใช้ งาน
7. ข้อมูลรับเข้า (Input): เป็นสิ่งที่รับเข้ามาจากภายนอกเข้าสู่ระบบเพื่อใช้ในการประมวล ผลของระบบ
8. ข้อมูลส่งออก (output) เป็นสิ่งที่ระบบส่งผลมาหลังจากที่ได้ทำการประมวลผลเสร็จสิ้น
9. ข้อจำกัด (Constraint): สิ่งที่เป็นตัวกำหนดเพื่อที่ให้ระบบสามารถทำงานได้สำเร็จลุ ล่วงได้
การแตกระบบเป็นส่วนย่อย

          เป็นกระบวนการที่ทำให้เราสามารถเรียนรู้และเข้าใจ ในตัวระบบได้ดีและลึกซึ้งมากยิ่งขึ้น เนื่องจากถ้าเรามองระบบโดยภาพรวมใหญ่ทั้งหมดอาจทำให้ยากในการเข้าใจ ซึ่งวิธีการในการแตกระบบเป็นส่วนย่อยเราจะมีวิธีการ ดังต่อไปนี้
          - แบ่งระบบออกเป็นส่วนย่อย ๆ เพื่อที่จะได้สามารถจัดการในแต่ละระบบย่อยได้เต็มที่
          - มุ่งเน้นในการพิจารณาระบบย่อยที่เกี่ยวข้องให้เหมาะสมกับผู้ใช้งาน
          - สร้างองค์ประกอบต่าง ๆ ในระบบในเวลาที่ต่างกัน

          

          2. องค์ความรู้เกี่ยวกับองค์กร : นักวิเคราะห์ระบบควรที่จะรู้เกี่ยวกับองค์กร ที่ตนได้เข้าไปทำการพัฒนาระบบให้โดยการที่จะ ทำการพิจารณาว่านักวิเคราะห์ระบบนั้น มีความรู้ในด้านใดที่จำเป็นบ้างต้องพิจารณา ดังต่อไปนี้
          2.1 เข้าใจการทำงานภายในองค์กรว่ามีการทำงานอะไรบ้าง และมีลักษณะเช่นใดในแต่ละงาน
          2.2 มีองค์ความรู้ในงานเฉพาะด้านขององค์กรและทราบว่ากระบวนการในแต่ละฝ่ายหรือแต่ละแผนกขององค์กรนั้น ๆ เป็นอย่างไร
          2.3 รู้ว่าการที่จะทำงานให้สำเร็จลุล่วงได้นั้นจะต้องทำอย่างไรบ้าง
          2.4 เข้าใจนโยบายขององค์กร
          2.5 ทราบถึงสภาพแวดล้อมในภาวะปกติ และภาวะที่มีการแข่งขัน ว่ามีความแตก ต่างกันอย่าไรบ้าง
          2.6 ทราบถึงกลยุทธ์และกลวิธีต่าง ๆ ที่องค์กรได้ใช้อยู่ในปัจจุบัน

          

          3. การระบุปัญหา : เป็นวิธีที่ต้องสามารถทราบและระบุให้ได้ว่า ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการพัฒนาระบบนั้นมีอะไรบ้าง แต่ก่อนที่จะสามารถระบุได้ว่าปัญหามีอะไรเราต้องทราบก่อนว่าปัญหาคืออะไรปัญหาคือ “ความแตกต่าง” ระหว่างสิ่งที่เป็นอยู่ในปัจจุบันกับสิ่งที่ต้องการหรือคาดหมายจะให้เป็น โดยส่วนมากนั้นการระบุความแตกต่างที่เกิดขึ้นจะทำการเปรียบเทียบระหว่างผลลัพธ์ที่เราได้มากับผลลัพธ์ที่ได้จากต้นแบบว่ามีความต่างกันหรือไม่ ถ้าต่างกันก็จะเกิดเป็นปัญหาขึ้นมา

         

          4. การวิเคราะห์และแก้ปัญหา : เป็นกระบวนการที่ George Huber ได้ทำการพัฒนามาจากกระบวนการการตัดสินใจของ Herbert Simon ซึ่งในกระบวนการวิเคราะห์และแก้ปัญหานั้นมีขั้นตอนทีมีความสำคัญทั้งหมดอยู่ 4 ขั้นตอน ดังนี้
          4.1 การระบุปัญหา : เป็นขั้นตอนที่ทำการเก็บรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดก่อน จากนั้นจึงทำการระบุปัญหาที่พบว่าปัญหานั้นคืออะไร เพื่อที่จะได้ทำการ วิเคราะห์และแก้ไขต่อไป
          4.2 การออกแบบและค้นหาทางเลือก : ทำการค้นหาทางเลือกต่าง ๆ ที่จะสามารถนำเอามาใช้ในการแก้ไขปัญหาได้ว่ามีการเลือกใดบ้างที่มีความน่าจะเป็นในการนำมาแก้ไขปัญหาได้
          4.3 การตัดสินใจเลือกทางเลือก : ทำการเลือกทางเลือกต่าง ๆ ากขั้นตอนที่แล้วเพื่อใช้ในการแก้ไขปัญหาที่ได้วางไว้ตั้งแต่แรก แต่ยังไม่นำเอาไปใช้งานจริง
          4.4 การนำไปใช้ : เป็นการนำเอาผลที่ได้จากการตัดสินใจดังกล่าวข้างต้น ไปทำการประยุกต์ใช้งานจริง ในสภาพการทำงานจริง เพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นมา

ทักษะเชิงเทคนิค
          นอกจากทักษะทางด้านการวิเคราะห์แล้วนักวิเคราะห์ระบบยังต้องอาศัยทักษะเชิงเทคนิคอีกด้วย ทั้งนี้เพื่อที่จะสามารถได้ใช้ประโยชน์ได้ว่าถ้าพัฒนาระบบแล้วจะมีการเลือกใช้งานเทคโนโลยีอย่างใดจะได้ใช้งานให้เหมาะสมยิ่งขึ้น ซึ่งวิธีการในการพัฒนาทักษะเชิงเทคนิคของนักวิเคราะห์ระบบมีอยู่ด้วยกัน 3 วิธีหลัก ๆ ดังนี้

1. ศึกษาหาความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วอยู่เสมอ 

2. ร่วมกิจกรรมที่ช่วยในการเสริมสร้างทักษะทางเทคนิค เช่น
- การอ่านหนังสือ,วารสารทาง IT ที่มีจำหน่ายตามท้องตลาด
- การเป็นสมาชิกของกลุ่ม,ชมรมทาง IT
- ร่วมเรียน/สอนในสถาบันการศึกษา ซึ่งช่วยทำให้แลกเปลี่ยนความรู้ความคิดกับคนอื่น ๆ
- ร่วมในการฝึกอบรมที่องค์กรจัดให้
- ร่วมประชุมหรือสัมมนาในงานที่เกี่ยวกับ IT
- ค้นหาข้อมูลทางอินเตอร์เนต
- มีส่วนร่วมในการประชุมหรือในกลุ่มใหม่ ๆ ทั้งระดับชาติและนานาชาติ 

3. เรียนรู้และเข้าใจเทคโนโลยีที่หลากหลาย เช่น
- รูปแบบของเครื่องคอมพิวเตอร์
- ภาษาที่ใช้ในการทำงานของคอมพิวเตอร์
- ระบบปฏิบัติการ
- ฐานข้อมูลและระบบการจัดการฐานข้อมูล
- มาตรฐานในการสื่อสารข้อมูล
- เครื่องมือต่าง ๆ ที่ใช้ในการพัฒนาระบบ
- ภาษาและเครื่องมือที่พัฒนาเว็บไซต์

ทักษะทางด้านการจัดการ
          เป็นทักษะที่มีความจำเป็นเนื่องจากนักวิเคราะห์ระบบจะต้องสามารถจัดการกับสิ่งต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นระหว่างการพัฒนา ระบบ เพื่อที่จะให้การพัฒนาระบบสามารถดำเนินต่อไปได้ด้วยดี โดยสิ่งที่นักวิเคราะห์ต้องจัดการมีอยู่ 4 ด้านหลัก ๆ คือ
          1. การจัดการทรัพยากร : ต้องสามารถจัดการและบริหารทรัพยากรต่าง ๆ ที่มีอยู่อย่างจำกัด ไม่ว่าจะเป็นบุคลากร,อุปกรณ์, งบประมาณ และเวลา ให้สามารถเพียงพอต่อการดำเนินการของโครงการ
          
          2. การจัดการโครงการ : เป็นกระบวนการที่จัดทำขึ้นมาใช้เพื่อควบคุมการพัฒนาระบบให้อยู่ในกรอบที่วางและตกลงกันไว้ตั้งแต่เริ่มแรก ซึ่งภายหลังในส่วนของการบริหารจัดการ โครงการนี้จัดว่ามีความสำคัญอย่างมากในการพัฒนาระบบ จนมีการเปิดสอน เป็นวิชาเรียนในสถาบันการศึกษาหลาย ๆ แห่งด้วย
       
          3. การจัดการความเสี่ยง : เป็นกระบวนการจัดการกับความเสี่ยงที่สามารถเกิดขึ้นในระหว่างการพัฒนาระบบ ว่าถ้าเกิดความ เสี่ยง นั้นขึ้นแล้วเราจะมีวิธีการอย่างไรที่จะลดหรือป้องกันความเสียหายของความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น
          
          4. การจัดการกับการเปลี่ยนแปลง : เป็นกระบวนการที่จัดการกับการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นระหว่างการพัฒนาระบบ ซึ่งถ้าเราไม่มีวิธีการจัดการกับการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ เหล่านั้นแล้วก็จะส่งผลต่อมาตรฐานในการพัฒนาระบบที่ไม่แน่นอน


ทักษะในด้านความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
          เนื่องจากนักวิเคราะห์ระบบทำหน้าที่เป็น “คนกลาง” ระหว่างทีมพัฒนาระบบกับผู้ใช้งาน ฉะนั้นย่อมต้องอาศัยทักษะทางด้าน ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลในการติดต่อ ซึ่งถ้านักวิเคราะห์ระบบมีทักษะในด้านความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่ดีแล้ว ก็จะช่วยทำให้งาน ในการพัฒนาระบบสำเร็จได้ โดยทักษะในด้านการติดต่อสื่อสารที่จำเป็นนั้น มีดังนี้
          1. ทักษะทางการติดต่อสื่อสาร : เป็นทักษะที่ช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างผู้ใช้และทีมพัฒนา โดยทักษะทางด้าน การติดต่อสื่อสารจะพัฒนาได้โดยประสบการณ์ที่สะสมไว้ รูปแบบในส่วนของทักษะทางการติดต่อสื่อสารที่นักวิเคราะห์ระบบต้องใช้บ่อย ๆ มีดังนี้
           - การสัมภาษณ์และการฟัง
           - การใช้แบบสอบถาม
           - การนำเสนองานต่าง ๆ
ขั้นตอนในการพัฒนาทักษะในการติดต่อสื่อสาร มีดังนี้
          1. การฝึกปฏิบัติโดยวิธีการฝึกปฏิบัตินั้นก็มีอยู่ด้วยกันหลายวิธี ไม่ว่าจะเป็นการฝึกจากการเป็นอาสาสมัครเพื่อพูดเรื่องต่าง ๆ หรือว่าเข้าอบรมในหลักสูตรที่สอนด้านการพูด
          2. ใช้ VDO,VCD ที่สอนในการติดต่อสื่อสารในระดับต่าง ๆ แล้วฝึกด้วยตนเอง
          3. เข้าอบรมทักษะการเขียนเชิงธุรกิจและเชิงเทคนิค
          4. ลองฝึกหัดการเขียนแล้วให้ผู้ที่มีความรู้ลองวิจารณ์ดู
          
          2. การทำงานเกี่ยวกับการทำงานเป็นทีม : ซึ่งจะมีหลักในการพิจารณาที่แตกต่างกัน ใน กรณีที่ทำงานเกี่ยวกัน ปัจจัยที่พิจารณาถึงใน การทำงานก็คือ เวลาในการทำงาน, ข้อสัญญาหรือข้อตกลงต่าง ๆ และกำหนดระยะเวลาแล้วเสร็จ ส่วนถ้าเป็นการทำงานกับทีมนั้นจะต้อง คำนึงถึงการจัดทำมาตรฐานในการทำงานร่วมกันและการประสานงานกันในการทำงาน
          
          3. อาศัยเครื่องมือที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานกลุ่ม : เครื่องมือที่เข้ามามีส่วนช่วยอย่างมากในการทำงานกลุ่ม
ร่วมกันของ นักวิเคราะห์ระบบกับทีมพัฒนาระบบก็คือ JAD (Joint Application Development) โดยจะช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน ในรูปแบบทีมนั้นเป็นไปได้อย่างเหมาะสมมากยิ่งขึ้น
          
          4. การจัดการกับความคาดหวังของผู้ใช้ : นักวิเคราะห์ระบบมีความจำเป็นอย่ายิ่งที่ต้องจัดการกับความคาดหวังของผู้ใช้ต่อระบบที่ จะพัฒนา เพื่อที่จะทำให้การใช้ระบบประสบความสำเร็จ ซึ่งถ้าไม่มีการจัดการกับความคาดหวังของผู้ใช้แล้ว มักจะเกิดปัญหาขึ้นมากมายภาย หลัง เช่น ผู้ใช้มักต้องการระบบที่สมบูรณ์ แบบที่มักเรียกว่าระบบในอุดมคติ แต่พอพัฒนาระบบ
เสร็จแล้วระบบจริง ไม่สามารถทำได้เช่น ที่คาดไว้ก็จะเกิดปัญหาหรือความขัดแย้งกับทีพัฒนาได้โดยทักษะที่ช่วยทำให้การจัดการ
กับความคาดหวังกับผู้ใช้ประสบความสำเร็จได้ ประกอบด้วย
          4.1 เข้าใจถึงเทคโนโลยีต่าง ๆ และกระบวนการทำงานของระบบที่พัฒนา
          4.2 มีความสามารถที่จะสื่อให้ผู้ใช้ได้ทราบถึงภาพของระบบที่แท้จริงว่าจะมีลักษณะเป็นอย่างไร
          4.3 ให้ผู้ใช้ได้ทราบถึงกระบวนการและขั้นตอนในการพัฒนาระบบ