หลักการออกแบบข้อมูลนำเข้า

ระบบงานคอมพิวเตอร์ทุกระบบงานในปัจจุบันต้องการกระบวนการที่จะเข้าถึง (Access ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว นักวิเคราะห์ระบบจึงต้องพยายามออกแบบแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูลให้เกิดความสะดวกและลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลให้ได้มากที่สุดเพื่อลดความยุ่งยากในการบำรุงรักษาฐานข้อมูล การใช้ฐานข้อมูลจึงเริ่มมีบทบาทมากและค่อย ๆ มากแทนที่แฟ้มข้อมูลแบบมาตรฐาน การใช้ฐานข้อมูลจำเป็นจะต้องได้รับการออกแบบให้เหมาะสมกับซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ด้วย


หลักการออกแบบข้อมูลนำเข้า
นักวิเคราะห์ระบบจะเน้นหนักถึงความสำคัญของ Output มาก เนื่องจาก Output ของระบบงานถือว่าเป็นผลลัพธ์อันสำคัญในอันที่จะตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ระบบ แต่ที่สำคัญไม่แพ้ Output ก็คือ ข้อมูลนำเข้า Input เพราะถ้าหากข้อมูลที่นำเข้ามาไม่ดีแล้ว ก็จะเกิดความผิดพลาดจากข้อมูลนำเข้าได้ง่าย ส่งผลทำให้ Output ที่ออกมาจากระบบผิดพลาดตามไปด้วย


หลักสำคัญที่ใช้ในการออกแบบฟอร์มสำหรับข้อมูลนำเข้า
1. ควรมีลักษณะที่ง่ายต่อการกรอก ทำให้ลดข้อผิดพลาดในการกรอกข้อมูลลดเวลาในการกรอกข้อมูล และลำดับการกรอกข้อมูลต้องเป็นไปตามความเป็นจริง
2. ตรงกับวัตถุประสงค์ที่ต้องการ จะต้องคำนึงถึงวัตถุประสงค์ที่จะนำไปใช้ ว่ามีประโยชน์ใดบ้าง จะต้องมีข้อมูลอะไรบ้างที่จะต้องถูกบันทึกลงไป เอกสารจะถูกกระจายไปยังหน่วยงานใดบ้าง และหน่วยงานที่ได้รับจะนำข้อมูลในส่วนใดไปทำงานอะไร
3. การออกแบบต้องให้ตรวจสอบความถูกต้องได้ การออกแบบฟอร์มที่ดีต้องทำให้การเกิดข้อผิดพลาดลดลง จึงควรจะให้ความสำคัญในการทำให้ผู้ใช้แบบฟอร์มสามารถกรอกข้อมูลได้อย่างถูกต้องและสะดวกที่สุดเท่าที่จะทำได้
4. มีลักษณะที่ดึงดูดต่อผู้ใช้ การออกแบบฟอร์มให้เป็นที่ดึงดูดใจต่อผู้ใช้ ถือว่าเป็นงานศิลปะอย่างหนึ่ง และมีความสำคัญในตัวเอง ถ้าหากแบบฟอร์มมีจุดดึงดูดแล้ว จะช่วยให้ผู้ใช้กรอกข้อมูลที่เราต้องการได้ดีขึ้น และผู้กรอกจะรู้สึกพอใจที่จะกรอกมากขึ้น


นอกจาก 4 ข้อที่ได้กล่าวมาข้างต้นแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่ต้องเน้นในการออกแบบฟอร์มของข้อมูลนำเข้า คือ ความเป็นระเบียบของข้อมูลที่ทำการกรอก ถ้าเป็นข้อมูลที่เป็นประเภทหรืออยู่ในกลุ่มเดียวกันจะจัดให้อยู่ร่วมกัน ช่องว่างสำหรับการกรอกข้อมูลต้องเพียงพอสำหรับการกรอก ตัวอักษรที่มีความแตกต่างกันเป็นการเน้นถึงจุดที่สำคัญ ๆ ของแบบฟอร์ม